Як вибрати правильне програмне забезпечення для вашого невеликого або середнього ресторану
Програмне забезпечення ресторану може полегшити ваше життя. Це також може створити хаос.
Система POS, додаток для онлайн-замовлення, інструмент планування та платформа інвентаризації можуть добре працювати самостійно. Але якщо вони не діляться даними або якщо замовлення не досягають правильного принтера, ваш персонал стає інтеграцією.
Добра новина полягає в тому, що вам не потрібно порівнювати кожну платформу ресторану в США. Цей посібник проведе вас через них, покаже вам помилки, яких слід уникнути, і допоможе вам перевірити повний робочий процес замовлення на друк, перш ніж підписати контракт.
Що таке програмне забезпечення для управління ресторанами?
Програмне забезпечення для управління рестораном - це група цифрових інструментів, які використовуються для прийняття замовлень, прийняття платежів, управління меню, планування співробітників, відстеження інвентаризації, спілкування з гостями та огляду результатів бізнесу. Більшість платформ базуються на хмарі і продаються за допомогою щомісячних або річних підписок.
Це звучить як багато, тому що це так. Але більшість невеликих ресторанів не потребують кожної категорії.
Чи потрібен кожному ресторану повний технологічний стек?
Ні.
Сусідському кафе може знадобитися POS, обробка платежів, основна звітність та один принтер квитанцій. Піца-магазин, який важко доставляє, може більше турбуватися про синхронізацію меню, агрегацію замовлень та автоматичний друк квитків. Ресторан з повним обслуговуванням може потребувати управління столом та окремого маршрутування для кухні, бару та десертної станції.
Ваш тип ресторану повинен вирішити, що прийде перше:
Тип ресторану | Почніть з |
Кафе, пекарня або невеликий лічильник | POS, платежі, основна звітність, друк квитанцій |
Ресторан швидкого обслуговування | Швидке введення замовлень, модифікатори, маршрутизація кухні, онлайн замовлення |
Ресторан з повним обслуговуванням | Таблиці, розділені чеки, бронювання, маршрутизація станції, дозволи персоналу |
Ресторан з доставкою або доставкою | Синхронізація меню, агрегація доставки, автоматичний друк замовлень |
Food truck або pop-up | Планшетний або мобільний POS, компактне обладнання, бездротові опції |
Зростаюча група ресторанів | Центральні меню, звітність з різних місць розташування, інвентаризація, інструменти для працівників |
Якщо доставка є основною частиною вашого бізнесу, починайте з перевірки того, як платформа отримує та друкує замовлення на ринку. Посібник HPRT з принтерами квитанцій Uber Eats пояснює основні питання з'єднання та друку.
Швидка перевірка: скільки систем торкається ваша команда між моментом прибуття замовлення і моментом виїзду їжі з кухні? Кожна ручна передача - це місце, де замовлення може бути затримано або пропущено. |
П'ять рішень, які найважливіші
1. Спочатку вирішіть найбільшу проблему
Не починайте з списку брендів програмного забезпечення. Почніть з тієї частини зміни, яка викликає найбільші проблеми.
Що відбувається під час найбільш зайнятих 30 хвилин?
Що не так? | Що оцінити першим |
Касаж занадто повільний | Ресторан POS та платіжний процес |
Онлайн замовлення вводяться вручну | Онлайн-замовлення або агрегація замовлень |
Квитки на неправильну станцію | Правила маршрутизації кухні та принтерів |
Вартість їжі неясна | Інвентаризація, покупка та оцінка рецептів |
Менеджери витрачають години на розклад | Планування робочої сили |
Резервації та списки очікування є безладними | Управління гостями та столом |
Клієнти рідко повертаються | Лояльність та залучення клієнтів |
Якщо ви не можете описати проблему в одному реченні, ви не готові купити програмне забезпечення. Демо-продукт може зробити кожну функцію корисною. Ясна проблема допомагає зрозуміти, які особливості насправді важливі.
2. Купити мінімальний стек, який вам потрібен
Більшість невеликих ресторанів потребують простого ядра: POS і платежі, управління замовленнями, основна звітність та надійний спосіб друкувати квитанції або квитки на кухню.
Додати інший інструмент тільки тоді, коли він вирішує реальну проблему. Наприклад:
· Додати онлайн-замовлення, коли клієнтам потрібен прямий канал доставки або доставки.
· Додати агрегацію доставки, коли співробітники копіюють замовлення з декількох планшетів.
· Додати програмне забезпечення для інвентаризації, коли рішення про вартість продуктів харчування засновані на здогадах.
· Додати програмне забезпечення для планування, коли планування змін та додаткові часи важко контролювати.
Додати програмне забезпечення лояльності, коли повторні візити є чітким пріоритетом зростання.
Якщо ваша інвентарна або кухонна система також виробляє дату, ротацію або етикетки інгредієнтів, включите цей робочий процес до випробування. Посібник HPRT по маркуванню продуктів харчування показує типи інформації, яка зазвичай потрібна командам ресторанів на цих етикетках.
На карті нижче представлені групи програмних платформ ресторанів США за функцією. Використовуйте його, щоб зрозуміти ринок, а не як список покупок.
Програмний ландшафт ресторанів США. тільки представницькі платформи; Включення не є підтвердженням або підтвердженням сумісності HPRT.
3. Вирішуйте між однією платформою та окремими інструментами
Платформа "все-в-одному" зазвичай легше встановити. Окремі інструменти можуть дати вам глибші особливості. Жоден з варіантів автоматично не кращий.
Виберіть платформу "все в одному", коли вам потрібно менше постачальників, один контакт з підтримкою та стандартний робочий процес. Слідкуйте за блокуванням платежів, необхідним апаратним забезпеченням та додатковими модулями, які підвищують ціну.
Виберіть окремі інструменти, якщо у вас вже є надійний POS або вам потрібна розширена функція бронювання, інвентаризації, планування або маркетингу. Слідкуйте за дублюваними даними, додатковими підписками та неясною відповідальністю за підтримку.
Запитайте продавця: Які функції вбудовані в вашу платформу, і які залежать від інтеграції сторонньої сторони або окремої підписки? |
4. Додайте реальну вартість
Початкова місячна ціна - це не число, яке має значення. Реальне число - це те, що система коштує протягом звичайного місяця у вашому ресторані.
Включити:
· Базова підписка та плата за місце розташування
· Плати за термінал або за користувача
· Плати за обробку платежів
· Онлайн-замовлення або збори за замовлення
· Доставка, бухгалтерський облік, лояльність та інші інтеграції
· Купівля або оренда апаратного забезпечення
· Встановка, налаштування меню, навчання та міграція даних
· Витрати на підтримку та скасування
Потім запитайте, що відбувається з ціною, коли ви додаєте ще один реєстр, інший канал замовлення або друге місце розташування. Система, яка виглядає доступною сьогодні, може стати дорогою, коли ресторан росте.
5. Переконайтеся, що кожне замовлення досягає правильного місця
Саме тут вибір програмного забезпечення стає рішенням про апаратне забезпечення.
Плавна демонстрація на ноутбуку не доводить, що замовлення на вечерю досягне гриль-принтера, напой досягне бару, а квитанція клієнта буде надрукована на передньому лічильнику. Перевірте кожну станцію окремо.
На передньому лічильнику
Шукайте швидке завантаження паперу, стабільне з'єднання, читальні 80 мм квитанції та достатню швидкість для пікової каси. HPRT TP80N-H є одним з прикладів компактного прямого теплового принтера з підключенням USB та Ethernet. Його все ще потрібно перевірити з точним додатком POS, операційною системою та драйвером, який ви плануєте використовувати.
Потрібен більш широкий контрольний список апаратного забезпечення? Дивіться посібник HPRT по покупці принтера квитанцій для роздрібної торгівлі та ресторанів.
За допомогою планшета або мобільного POS
Перевірте, чи вимагає POS Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet або принтер, затверджений постачальником. HPRT TP808 забезпечує стандартні USB, серійні та Ethernet інтерфейси з необхідним Bluetooth та Wi-Fi, а також драйвери та SDK для декількох операційних середовищ. Ці варіанти корисні для оцінки, але вони не замінюють тестування сумісності для конкретної платформи.
На кухні
Квитки на кухню повинні бути важко пропустити і легко подорожувати. Якщо закуски, напої та десерти відправляються на різні станції, підтверджуйте, що POS підтримує розділений друк замовлень на кухню, перш ніж купити додаткові принтери.
Спеціальна модель, така як кухонний принтер HPRT KP806C, додає функції, призначені для шумних, вимогливих середовищ, включаючи попередження про замовлення, виявлення прийому паперу, передрук помилок та встановлення на стіну. Ключове питання залишається тим же: чи підтримує обране вами програмне забезпечення точну модель та налаштування маршрутизації?
Для онлайн та доставки замовлень
Запитайте, чи роздрукуються замовлення автоматично, або співробітник повинен їх прийняти та повторно ввести. Якщо платформа підтримує хмарний друк, дізнайтеся, як завдання друку переходить від системи замовлення до ресторану та що відбувається, коли з'єднання з Інтернетом не працює. Огляд HPRT про хмарні POS-принтерські додатки в харчовому обслуговуванні пояснює, де цей тип робочого процесу може допомогти.
Перед покупкою: попросити постачальника програмного забезпечення або інтегратора підтвердити точну модель принтера в письмовій формі. USB, Ethernet, Bluetooth або Wi-Fi описують з'єднання. Це не гарантує сумісність на рівні додатку. |
Найгірші помилки програмного забезпечення ресторану, яких слід уникнути
1. Купування функцій, які у вас немає часу використовувати
Довгий список функцій може відчувати себе кращою цінністю. Але невикористані модулі все ще додають вартість, навчання та налаштування меню.
Як уникнути цього: виберіть найменшу налаштування, яка вирішить сьогоднішню проблему. Додайте ще один модуль, коли ви зможете пояснити, хто його буде використовувати і який результат ви очікуєте. |
2. Віра «інтегрується з» означає «включений»
Інтеграція може вимагати іншої підписки, плати за реалізацію або облікового запису третьої сторони. Він також може перемістити лише частину даних, які ви очікуєте.
Як уникнути цього: попросити продавця показати інтеграцію в прямому ефірі та перерахувати кожну додаткову плату, рахунок та обмеження в письмовій формі. |
3. Вибір програмного забезпечення перед перевіркою підтримки принтера
Ресторани часто вибирають POS спочатку і припускають, що їх існуючий принтер буде працювати. Ця припущення може призвести до заміни апаратного забезпечення або ручної обробки замовлень.
Як уникнути цього: Перевірте список підтримуваних пристроїв перед підписанням. Потім перевірте друк квитанцій, маршрутизацію кухні, передрук, відновлення паперових розрахунків та онлайн-замовлення за допомогою точного обладнання. |
4. Ігнорувати те, що відбувається, коли мережа не працює
Хмарні системи зручні, поки з'єднання не зникається під час обіду.
Як уникнути цього: запитайте, які завдання все ще працюють офлайн, чи можуть платежі продовжуватися, чи продовжується друк локальної кухні та як синхронізуються замовлення після повернення з'єднання. |
5. Дозволити тільки власнику тестувати систему
Власник бачить звіти. Касер бачить розклад кнопки. Кухня бачить чіткість квитків. Вони не тестують один і той же продукт.
Як уникнути цього: Включіть касер, сервер, співробітника кухні та менеджера до випробування. Один заплутаний крок, повторений сотні разів, буде важливішим, ніж функція панелі управління, яка використовується один раз на місяць. |
Як перевірити програмне забезпечення ресторану перед покупкою
Не тестуйте тільки під час презентації продажів. Перевірте робочий процес, який ваша команда буде використовувати в п'ятницю ввечері.
Створити:
· Обід-в-замовлення з модифікаторами та алергічними нотами
· Замовлення на доставку та онлайн-замовлення, що прибувають одночасно
· Розділений платіж, знижка, скасування та повернення
· Предмети, направлені на окремі кухонні або барні станції
· Передрук квитанції та кухонного квитка
· Помилка паперу або відкритого покриття
· Переривання та відновлення мережі
· Новий обліковий запис співробітника з обмеженими дозволами
· Звіт про кінець дня та експорт даних
Подивіться, скільки кроків робить кожне завдання. Прислухайтеся до питань, які задають ваші співробітники. Перевірте, чи легко читати квиток з зайнятої підготовчої станції. Найголовніше, дізнайтеся, хто бере на себе відповідальність, коли програмне забезпечення та принтер перестають спілкуватися.
Почніть з цього контрольного списку програмного забезпечення ресторану
Система вирішує одну чітко визначену проблему.
· Він відповідає вашій моделі обслуговування та каналам замовлення.
· Ваші співробітники можуть вивчити основний робочий процес.
· Необхідні інтеграції доступні та ціноутворені.
· Услови обробки платежів чіткі.
· Ваші дані можуть бути експортовані.
· Поведінка офлайн перевірена.
• Повна місячна вартість документована.
· Умови контракту та скасування розуміються.
· Підтримка квитанції та кухонного принтера підтверджена.
· Повний робочий процес замовлення на друк був перевірений.
· Підтримка доступна під час робочих годин.
Виберіть програмне забезпечення, яке полегшує перехід
Найкраще програмне забезпечення ресторану - це не система з найбільшою кількістю модулів. Це система, яку ваша команда може надійно використовувати, ваш ресторан може собі дозволити, і ваш поток замовлень може підтримувати.
Почніть з проблеми, яка найбільше шкодить зміні. Купуйте мінімальний стек, необхідний для його виправлення. Додайте реальну вартість. Потім перевірте програмне забезпечення, POS, мережу та принтери як один робочий процес.
Якщо система створює більше ручних кроків, ніж видаляє, то це, ймовірно, не правильна система.
Для порівняння апаратного забезпечення за станцією дивіться посібник HPRT по ресторанному принтеру POS.
Часті питання про програмне забезпечення ресторану
Яке найкраще програмне забезпечення для ресторану?
Немає найкращої платформи для кожного ресторану. Кафе може надати пріоритет швидкому оформленню каси та простому друку квитанцій. Ресторан доставки може потребувати синхронізації меню, агрегації замовлень та автоматичних квитків на кухню. Спочатку виберіть робочий процес, потім порівняйте платформи.
Чи повинен невеликий ресторан вибрати систему "все в одному"?
Її може бути легше розгортати та підтримувати, особливо без ІТ-персоналу. Перевірте умови оплати, вимоги до апаратного забезпечення, експорт даних та вартість додаткових модулів, перш ніж зобов'язатися з одним постачальником.
Чи може будь-який принтер термічних квитанцій працювати з програмним забезпеченням ресторану?
Ні. Сумісність може залежати від точної моделі, операційної системи, інтерфейсу, драйвера, мови команд, прошивки та списку затверджених пристроїв постачальника програмного забезпечення.
Що я повинен перевірити під час демонстрації програмного забезпечення ресторану?
Перевірте повне замовлення з модифікаторами, оплатою, маршрутизацією кухні, друком, поверненням коштів, перервою мережі та звітністю в кінці дня. Включіть персонал на фронті будинку, персонал кухні та менеджера.
